ハノイの高校生たちに招へい状

７月に勤務先の大学で、ハノイから見学の高校生を１５名ほど迎えることになり、ビザを取ってもらうための事務手続きをしました。

私としては、はじめての経験で、よい機会でしたから、ここにメモとしてまとめておこうと思います。

渡航ビザを大使館に発行してもらうには、国毎に違う手続きがあるようです。また、ビザの必要な国とそうでない国もあるようで、外務省のウェブサイトで調べることができます。https://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/visa/index.html

必要になったのは次のような書類です。

招へい状は、いわゆるお手紙です。これには、訪問を受け入れる趣旨、大学として歓待しますよという姿勢、旅費や保険などは、訪問者が負担しますよという整理などを整理します。過去のツアーで、他の大学が受け入れた時の書面サンプルがありましたので、それを真似て書きました。

次に、「在職証明書」です。これは、私が、在職しているということを勤務先に証明してもらうためのものです。在ベトナム日本大使館へ、先方がビザ申請する際に添付します。

招へい理由書は、外務省ウェブサイトでダウンロードした書式を使います。https://www.mofa.go.jp/mofaj/ca/fna/page23_002812.html　必要事項を書き込み押印します。今回は、短期間で一度きりのことなので、招へい理由書（１次）を使いました。

招へい者名簿と旅程表は、先方から送られてきた書面に、大学の理事長印をもらって、承知したということを示します。

これらの書類が揃ったら、いちおうコピーをPDFファイルで先方に送り、オリジナルの書面は国際メール便で発送します。ベトナムですと1400円（＋専用メール便封筒50円）掛かります。到着までおよそ７日要するようです。

今回の招へいは、ベトナム国家大学の教員からの照会があり、ハノイにあるSiPM Educationという教育サービスの会社がコーディネートする見学ツアーです。

７月初旬の来日ですが、四年制大学、短期大学、高校、ハウステンボスなど観光地を巡る一週間にツアーとのこと。福岡で学ぼうという若い世代をどんどん増やしたいものです。

こんな書類手続きなしで、自由に人が行き来できるのがいいのだけど。過渡的に必要なのかしらん。少なくとも郵送なんかなしで、すべてウェブ入力で済ませるとか、改善の余地はたくさんあることが分かりました。

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（写真は、ハノイ旧市街にある私の好きなHighlands Coffeeビルです。）

洋行日記